Aanbevelingen

Voer een telewerkbeleid in binnen het bedrijf of de organisatie (om zo ook de ‘war for talent’ te kunnen winnen). Een telewerkbeleid moet zo worden geschreven dat het duidelijk kan worden begrepen (geen vakjargon, vermijd dubbelzinnige woorden ed.) en gemakkelijk kan worden gebruikt. In een telewerkbeleid kunnen volgende zaken staan (niet-limitatief)*:

• Duidelijke definities;
• Duurtijd van de overeenkomst;
• Welk type telewerk;
• Tijdschema: wie wanneer mag telewerken. Voorzie dat medewerkers met voornamelijk kennis- en kantoorwerk minimum 2 en maximum 3 dagen per week van thuis, in een co-working space en/of een satellietkantoor kunnen werken;
• Beleid rond overwerk en -uren (bijv. extra compensatiedagen…);
• Aansprakelijkheid;
• Benoem verwachtingen en vereisten (bijv. voor communicatie zoals beschikbaarheid per telefoon, e-mail…);
• Geef een concrete doel- en taakomschrijving waarbij men resultaatsgericht werkt. Denk hierbij aan meetbare resultaten en deliverables;
• Welke steun, vergoeding, materialen, uitrusting de telewerker krijgt;
• Informatiebeveiliging: geef een samenvatting van de procedures voor gegevensbeveiliging;
• Zorg voor een checklist voor veiligheidscontrole en ergonomie;
• Verklaring dat de deelname van werknemers aan een telewerkovereenkomst vrijwillig is en wanneer deze eventueel kan opgezegd of gewijzigd worden;
• Benadrukken dat een telewerkregeling de uitvoering van het werk moet vergemakkelijken, niet belemmeren;
• Noodbeleid (bv. sluiting van kantoren als gevolg van sneeuw, een ernstigere natuurramp, een pandemie…) en de verwachtingen naar de werknemers toe;
• Verantwoordelijkheid om verspilling, fraude, en misbruik te melden

* Eigen samenvatting gebaseerd op 2021 Guide to Telework and Remote Work in the Federal Government

Voorzie 1 dag per week een gezamenlijk terugkommoment op kantoor om zo de verbondenheid met de werknemers onderling en met het werk behouden blijft.

Maak duidelijke schema’s en concrete afspraken omtrent het telewerk (wie, wat, wanneer, stamtijden…).

Organiseer op vaste tijdstippen korte gesprekjes met jouw werknemers om te polsen naar hun welzijn, gezonde werkomgeving thuis, work life balans...

Richt flexibele werktijden in zodat werknemers de spits kunnen mijden indien men naar kantoor wenst te komen.

Integreer telewerk financieel binnen een cafetariaplan in de onderneming. Zorg ervoor dat de werknemers op een correcte manier worden ondersteund (qua materiaal en werkplekuitrusting) en vergoed voor het telewerk, afgestemd op het individuele profiel van de werknemer.

Vervang de klassieke bedrijfswagen door een mobiliteitsbudget en Mobility-as-a-Service-oplossingen. Het vernieuwde flexibel werken gaat hand in hand met een flexibel mobiliteitsaanbod op maat van het vernieuwde verplaatsingspatroon van de werknemer.

Als je kiest voor het afbouwen en/of verhuizen van de kantoorruimte, blijf dan kiezen voor goed multimodaal bereikbare locaties. Je kan ook kiezen om kantoorruimte te verhuren aan andere werkgevers. Hierdoor kunnen er nieuwe contacten en netwerken gemaakt worden en maakt men integraal deel uit van een deeleconomie.