Onboarden

Preboarding is het proces dat voorafgaat aan de opstart van een nieuwe medewerker, nog voor hun eerste dag in dienst dus. Deze periode is cruciaal voor de ontwikkeling van een vertrouwensband met de werkgever. Het belang van preboarding mag zeker niet onderschat worden. Uit een studie van het internationale marketing bedrijf Aberdeen blijkt namelijk dat ongeveer 81% van de medewerkers langer dan 1 jaar aan boord blijft als het onboarding proces start vóór de collega in dienst komt.

Het bezorgen van duidelijke informatie over wat ze mogen verwachten tijdens hun opstart stelt de medewerker meteen op zijn gemak en vermijdt onnodige stress op de eerste werkdagen. Het is hierbij ook belangrijk om je te richten op kleine zaken die vaak irrelevant lijken maar die kunnen bijdragen tot een positieve eerste indruk, zoals het vermelden van de mogelijkheid tot parkeren, wat de lunchmogelijkheden zijn en of er volledig digitaal gewerkt wordt, enz. Een kort en spontaan telefoongesprek een aantal dagen voor de opstart, kan echt wonderen doen.

Onboarding is lang niet meer enkel de verantwoordelijkheid van HR: meer en meer managers worden rechtstreeks bij het proces betrokken en nemen actief deel aan het (gedeeltelijke virtuele) rekruterings- en onboardingproces. Kandidaten baseren hun finale keuze nog steeds vaak op het voelen van een klik met hun directe leidinggevende en dit blijft (ook in een virtuele context) een belangrijke rol spelen bij nieuwe starters.

Indien deze processen op kantoor gebeuren, wordt de drempel om vragen te stellen en informele contacten te leggen verlaagd. Dit is niet het geval als alles of een gedeelte virtueel verloopt. Plan daarom de eerste weken regelmatig korte fysieke check-in momenten in om na te gaan hoe het loopt en om de mogelijkheid te bieden om vragen te stellen.

En wat betreft de hoeveelheid aan contactmomenten: niet elke medewerker wil elke dag of elke week een one-to-one met zijn manager. Durf de vraag te stellen, zij weten uiteindelijk het best wat ze nodig hebben.

Het is ondertussen geen geheim meer: communicatie is en blijft key, des te meer in een (gedeeltelijke) virtuele context waar heel wat non-verbale signalen verloren kunnen gaan en medewerkers niet alles meer opvangen zoals in face-to-face gesprekken. Zorg ervoor dat het team de werknemer op een leuke virtuele, maar liever op een fysieke manier ontvangt en communiceer open over de start van de nieuwe collega. Niets is namelijk zo frustrerend als tijdens je eerste werkweek te moeten horen dat je collega’s niet eens wisten dat er een nieuwe teamgenoot zou starten.

Zorg daarnaast ook voor duidelijke guidelines of een infovideo waarin de communicatietools binnen het bedrijf worden toegelicht zodat hij/zij weet hoe ze collega’s kan bereiken in geval van vragen. Je communiceert best ook duidelijk over je verwachtingen en de rol van je medewerker zodat jullie niet voor verassingen komen te staan.

Om het welkomstgevoel optimaal te stimuleren, werken steeds meer bedrijven een integratie of opleidingsplan uit of zorgen ze voor begeleiding van rechtstreekse collega’s in de vorm van een mentor of buddy. Dit is zeker aan te raden in het kader van het vernieuwde werken zodat je hen de ruimte geeft om verschillende contactpunten binnen het bedrijf op te bouwen. De huidige medewerkers betrekken bij de opstart kan ook positief werken voor hen. Door een nieuwe collega op te leiden, worden ook zij eens uit hun dagelijkse routine gehaald.

Een bedrijfscultuur thuis voelbaar maken is een moeilijk gegeven, maar creativiteit en informaliteit kunnen hier een belangrijke eerste stap zijn naar een goede integratie in het team. Denk daarbij aan korte koffiebreaks, een teammeeting waarin hij/zij zichzelf voorstelt, een korte quiz met weetjes over de collega’s, etc. 

Al deze tips kunnen een positieve impact hebben, maar ook hier primeert ‘get the basics right’. Zorg ervoor dat de nieuwe collega het nodige ICT-materiaal en de juiste toegangen heeft om aan de slag te gaan én dat het HR-papierwerk in orde wordt gebracht. Telewerken mag geen excuus worden om administratieve taken uit te stellen. Als er nog geen digitale tool gebruikt wordt in je onderneming, laat je de papieren digitaal invullen of combineer je dit met het moment waarop het ICT-materiaal wordt opgehaald.

Informeer hen ook over waar ze support kunnen vinden. Bezorg hen de voornaamste contactpersonen en leg korte meetings vast met de verschillende diensten om hen te leren kennen. Pas hierbij wel op dat je je nieuwe collega niet overlaadt met digitale meetings. Van ’s ochtends tot ’s avonds naar je scherm staren en in digitale interactie zijn neemt namelijk veel energie in beslag. Probeer daarom regelmatig adempauzes in te lassen waarin ze kunnen inlezen of met de bedrijfssoftware kunnen leren werken.

Het allerbelangrijkste om mee te nemen is dat dit onboardingsproces een flexibel proces is dat je kan aanpassen in functie van de noden van de nieuwe werknemer. Het vragen van feedback over het proces alsook actief input vragen aan de collega’s, kan je proces alleen maar versterken. Zij hebben het tenslotte doorlopen en weten als geen ander waar de verbeterpunten liggen.

Niet alleen het onboarden van nieuwe collega’s is veranderd sinds het vernieuwde werken. Ook geven sommige organisaties/bedrijven aan dat het team opnieuw ingewerkt moet worden sinds het vernieuwe werken. Dit kan gebeuren door middel van een quick scan van het team.