Online vergaderen

Ontdek enkele ICT soft- en hardware.

Kies voor een vaste internetverbinding via kabel, indien mogelijk. Via Wifi en 4G heb je een minder stabiel netwerk, zeker wanneer je ook andere apps gebruikt of je tegelijkertijd met meerdere personen op het netwerk zit. Test op voorhand je verbinding, video en geluid.

Kies een ruimte waar je ongestoord kan werken. Elk storend geluid kan een online vergadering hinderen.

Kies voor een lichtbron achter je camera van je PC.

Indien je je videobeeld opzet, heb je een beter vergadergevoel, mede omdat je ook reacties van andere deelnemers kan zien. Hoe dan ook is het belangrijker dat je elkaar goed kan horen en verstaan. Daarom gebruik je best een hoofdtelefoon met microfoon. Indien je niet spreekt, zet best de micro uit.

Duid op voorhand de gespreksleider van de online vergadering aan. Deze moderator gaat best zelf niet te diep in op de inhoud van het gesprek maar zorgt ervoor dat iedereen aan bod komt en de groepsdynamiek stimuleert. De gespreksleider houdt de timing in het oog en geeft op tijd aan wanneer men toe is aan een pauze of wanneer er nog maar 5 minuten gereserveerd zijn voor de desbetreffende vergadering.

Steek je virtuele vinger op indien je het woord wilt nemen. De gespreksleider dient hierop toe te zien.

De gespreksleider zal voor de online vergadering de verwachtingen en duidelijke richtlijnen bespreken. Dit kan bijvoorbeeld zijn dat je het woord vraagt, door je digitale vinger op te steken.

Gebruik samenwerkingstools (bijvoorbeeld Google Docs, Trello...) om gezamenlijk aantekeningen maken in realtime.

Omdat niet elke werknemer aanwezig kan zijn op elke virtuele vergadering, kan deze vergadering opgenomen worden. Mits goedkeuring van de deelnemers kan dit achteraf gedeeld worden. Sommige tools (zoals Microsoft Teams) bieden de mogelijkheid om alles meteen naar tekst om te zetten. Deze spraakherkenning werkt echter beter wanneer de vergadering in het Engels verloopt.

Beperk het aantal virtuele vergaderingen. Werk voor jezelf een schema uit waarin je zeker ook je pauzes inzet.

Online vergaderingen moeten ook niet té serieus verlopen. Lachen is goed voor de teamgeest en zorgt ervoor dat iedereen gemotiveerd en geëngageerd blijft.

Gebruik bijvoorbeeld Mentimeter in een online vergadering om polls en een bevraging te doen. Ook een brainstorm kan hiermee in gang gezet worden. Een ander voorbeeld zijn de break out rooms in Teams waarbij men online in kleinere groepen een brainstorm kan doen.