Tijdelijk telewerken in het buitenland?

Een werknemer verblijft in de zomer een maand in een Spaans vakantiehuis. Mag die werknemer twee weken telewerken vanuit zijn vakantiehuis? Ja, dat mag. Telewerk kan worden verricht in de woning van de werknemer of in elke andere door hem/haar gekozen plaats, ook in een vakantiehuis of op hotel in het buitenland. Wel moet de werknemer de toelating van de werkgever hebben om in het buitenland te telewerken.

Bovendien moet men rekening houden met de toepasselijke arbeidsrechtelijke, fiscale en parafiscale regels en gevolgen van tijdelijk telewerk, en moet ook vooraf nagegaan worden of de werkgever/werknemer een toelating tot arbeid en/of verblijf nodig heeft in het buitenland. Dit laatste zal voor een Belgische werknemer die twee weken in een Spaans vakantiehuis werkt (Europese Economische Ruimte (EER)) niet nodig zijn. Binnen de EER stellen zich doorgaans geen problemen inzake verblijf en tewerkstelling, al kunnen bijkomende verplichtingen gelden bij langere periodes van buitenlandse tewerkstelling (bijvoorbeeld een verplichting om na 3 maanden tewerkstelling een verblijfskaart aan te vragen). Als de werknemer niet in Spanje, maar bijvoorbeeld in Zuid-Afrika (buiten de EER) zal werken, moet meer aandacht besteed worden aan de regels inzake tewerkstelling en verblijf.

Andere aandachtspunten voor werkgevers bij telewerk in het algemeen, en zeker in het buitenland, zijn arbeidsongevallen, welzijn op het werk en bescherming van (persoons)gegevens.

Vanaf wanneer wordt een werknemer aanzien als iemand die vanuit het buitenland werkt?

Van zodra de werknemer het overeengekomen telewerk tijdelijk uitvoert buiten België.

Wat is de impact op de sociale zekerheid?

Bij tijdelijk telewerk binnen de EER bepaalt de Europese Verordening 883/2004 het toepasselijk sociale zekerheidsregime. Conform deze verordening is de werknemer in principe onderworpen aan het sociale zekerheidsregime van de werkstaat. Er bestaan evenwel uitzonderingen op dit principe, waaronder de detachering. Voor zover voldaan aan de voorwaarden van detachering kan het Belgische sociale zekerheidsregime van toepassing blijven op de Belgische werknemer die tijdelijk vanuit een Spaans vakantiehuis werkt.

Bepaalde EU-lidstaten, waaronder België, hebben in het kader van de COVID-19 pandemie niettemin voorzien in afwijkende regels die stellen dat de in het buitenland gepresteerde dagen niet in aanmerking komen voor de bepaling van het toepasselijk sociale zekerheidsregime. Zo blijft het Belgische sociale zekerheidsregime van toepassing, zonder dat een beroep gedaan moet worden op bijvoorbeeld detachering.

Bij tijdelijk telewerk buiten de EER moet nagekeken worden of er een verdrag bestaat tussen België en het betrokken land omtrent het toepasselijk sociale zekerheidsregime.

Wat is de impact op de belastingen?

Ofwel behoudt de werknemer zijn/haar fiscale woonplaats in België (wat doorgaans het geval is voor kortstondig telewerk in het buitenland), en dan blijft de werknemer doorgaans volledig belast in België voor zover hij/zij niet meer dan 183 dagen per jaar[1] in het buitenland aanwezig was en door de Belgische werkgever betaald wordt (exacte voorwaarden na te kijken in het dubbelbelastingverdrag tussen België en het andere land).

Ofwel heeft de werknemer zijn/haar fiscale woonplaats in het buitenland en wordt hij/zij belast in het buitenland voor alle gewerkte dagen in het buitenland en in België voor alle in België gewerkte dagen.  Dit zal zelden het geval zijn bij tijdelijk telewerk.

Voor werkgevers bestaat een risico, als gevolg van het (langdurig/regelmatig) tewerkstellen van werknemers in het buitenland, op het ontstaan van een zgn. “vaste inrichting” van de Belgische onderneming in het betrokken land. De onderneming kan dan onderworpen worden aan de buitenlandse fiscale wetgeving.

In het kader van de COVID-19 pandemie heeft België niettemin met diverse landen akkoorden gesloten die voorzien in afwijkende regels zodat de Belgische fiscale wetgeving van toepassing blijft op de in het buitenland gepresteerde dagen.

Wat in geval van een arbeidsongeval?

Een arbeidsongeval kan ook plaatsvinden in het vakantiehuis van de werknemer die tijdelijk in het buitenland telewerkt. Werkgevers moeten vooraf nakijken of de arbeidsongevallenverzekering toepasselijk is op buitenlandse arbeidsongevallen, en desgevallend onder welke voorwaarden. Verzekeraars vragen bijvoorbeeld vaak een schriftelijke overeenkomst omtrent het tijdelijk buitenlands telewerk tussen werkgever en werknemer.

Er moet ook worden nagegaan of er in het desbetreffende land een aangifte van arbeidsongeval moet gebeuren bij lokale autoriteiten.

Kan de werkgever je verplichten om in België te blijven?

Ja, de werkgever kan de werknemer verbieden om tijdelijk te telewerken in het buitenland. Een akkoord tussen werkgever en werknemer, over de exacte telewerkplaats, de periode, etc., moet altijd aan de basis van het telewerk liggen.

In welke land is een werk permit nodig? Hoeveel kost zo’n permit?

Of een Belgische werknemer kan werken in het buitenland zonder work permit of “toelating tot arbeid” / “toelating tot verblijf” is afhankelijk van het land van tewerkstelling. Voor de landen binnen de EER zal doorgaans geen toelating tot arbeid/verblijf nodig zijn voor Belgische werknemers (al kunnen bijkomende verplichtingen gelden bij langere periodes van buitenlandse tewerkstelling (bijvoorbeeld een verplichting om na 3 maanden tewerkstelling een verblijfskaart aan te vragen)). Als de Belgische werknemer in een land buiten de EER zal werken, is wellicht wel een toelating tot arbeid nodig. Dit moet land per land nagekeken worden.

De kosten verbonden aan de aanvraag van een toelating tot arbeid, alsook de voorwaarden en de behandelingstermijnen, verschillen eveneens per land.

Is er een limiet van aantal dagen dat men in het buitenland mag werken?

Er is geen wettelijke maximale tijdsgrens van telewerk in het buitenland, maar uiteraard moeten de toepasselijke arbeidsrechtelijke, fiscale en parafiscale regels toegepast worden (zie hierboven). Ook kunnen bijkomende regels gelden inzake verblijf, ook binnen de EER (bijvoorbeeld moet doorgaans na 3 maanden verblijf een verblijfskaart aangevraagd worden).

[1] Kalenderjaar of een periode van 12 maanden, afhankelijk van het toepasselijke dubbelbelastingverdrag.

Opgesteld in samenwerking met het Labor & Employment en Global Mobility team van Crowell & Moring LLP. Deze tekst dient uitsluitend voor informatieve doeleinden en is niet bedoeld een volledige analyse van de problematiek van tijdelijk telewerk in het buitenland te vormen, noch om enig juridisch of ander professioneel advies te zijn. Een analyse van het concrete geval van elke onderneming en werknemer is altijd aangewezen. Crowell & Moring LLP kan niet aansprakelijk zijn voor enig vertrouwen dat wordt gesteld in bovenstaande tekst.