FAQ

Het is een vorm van werken buiten de gebouwen van de werkgever. Deze werkvorm maakt het mogelijk om een professionele activiteit uit te voeren op een andere locatie dan de hoofdvestiging van de werkgever. Dit in het kader van een arbeidsovereenkomst die telewerken mogelijk maakt, mede dankzij informatietechnologieën. Telewerken kan occasioneel of structureel zijn. Het kan thuis plaatsvinden of op een andere door de werknemer gekozen werkplaats. 

De meest gebruikelijke vorm van telewerken is deze waarbij het werk wordt verricht vanuit de woning van de telewerker. Maar dit is niet de enige optie voor de werknemer, die de plaats van telewerken (in overleg met de werkgever) definieert. Dit kan een coworking center, een satellietkantoor of iedere andere plaats zijn die voldoet aan de voorwaarden van de wetgeving inzake welzijn op het werk. 

Als het gaat om occasioneel telewerken, betreft het een uitzonderlijke situatie waarbij men wegens overmacht of omwille van persoonlijke redenen één of meerdere dagen thuis werkt of op een andere locatie dan de gewoonlijke arbeidsplaats. In dit geval zijn de dagen duidelijk niet vast. 

In het geval van structureel telewerk zal de werkgever de optie kiezen die het beste past bij zijn bedrijfscultuur of activiteit. Cao 85 bepaalt alleen dat de schriftelijke overeenkomst "de frequentie van het telewerk en, facultatief, de dagen waarop het telewerk wordt verricht en, indien van toepassing, de dagen en/of uren van aanwezigheid in het bedrijf" moet vermelden (zie artikel 2, 6 en 10 cao nr. 85). Voor de werknemers die bijv. regelmatig reizen, kunnen aldus een aantal dagen telewerk per week worden afgesproken, zonder te specifiëren op welke dagen van de week (“2 dagen per week”). Maar vaak geven werkgevers er de voorkeur aan om geen vaste dag telewerk te definiëren in (het addendum bij) de arbeidsovereenkomst (hoewel dit wel mogelijk is). Het idee hierachter is om flexibel te blijven als de werknemer uitzonderlijk aanwezig moet zijn op kantoor. Er zijn echter ook andere filosofieën: sommige werkgevers bepalen expliciet om welke weekdag of weekdagen het gaat of stellen een verplichte dag van aanwezigheid op kantoor voorop. Uiteraard dienen er zelfs in het geval van een flexibele telewerkdag concrete afspraken worden gemaakt op teamniveau. Dit zorgt voor een goede werking (teamvergadering ...). 

Telewerk komt neer op professionele dienstverlening buiten de hoofdarbeidsplaats. Het verandert niets aan de juridische status van de werknemer. Daarom organiseert de telewerker zijn werk binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Dit geldt zowel bij occasioneel als bij structureel telewerken. 
De telewerker dient de arbeidstijd aldus te organiseren binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur maar zonder het uurrooster strikt te moeten naleven. Voor structureel telewerken stelt cao nr. 85 dat er in het telewerkrooster alleen moet aangegeven worden van wanneer tot wanneer de werknemer bereikbaar moet zijn en hoeveel uur er op een dag moet worden gepresteerd. Conform de Wet Werkbaar en Wendbaar Werk geldt dit evenzeer bij occasioneel telewerk. 
Nieuw in vergelijking met cao nr. 85 en de Wet Werkbaar en Wendbaar werk, bepaalt cao nr. 149 dat ‘indien nodig’ de ‘nadere regels voor de uurroosters gespecifieerd worden’. Hierover moeten in de mate van het mogelijk afspraken worden gemaakt via ondernemings-cao’s, het gewijzigde arbeidsreglement, een bekendgemaakte telewerkpolicy of via een individueel akkoord tussen de partijen. 
Bij gebreke aan specifieke andersluidende afspraken, volgt de telewerker aldus de uurroosters die in de onderneming gelden, ermee rekening houdend dat i) de telewerker zijn werk zelf organiseert en ii) er periodes van (on)bereikbaarheid gelden. 
De werkgever dient er steeds rekening mee te houden dat telewerken een kwestie van vertrouwen blijft net omdat de telewerker vaak zijn eigen arbeidstijd kiest binnen het door de werkgever bepaalde kader. Opnieuw zijn afspraken en besprekingen met de teamverantwoordelijke hier essentieel voor een goede werking en een goede naleving van de geldende regels. 

Telewerk wordt zeer vaak als positief beschouwd door de werknemers en werkgevers, maar het kan een grote impact hebben op het welzijn op het werk. Deze -positieve of negatieve- impact hangt af van vele factoren inzake: 

• de aard van het werk die ertoe leidt dat men een beetje of veel telewerk kan verrichten: bijvoorbeeld werk waarbij men alleen aan dossiers kan werken of werk waarbij een regelmatige samenwerking met de collega’s vereist is; 
• de stijl die wordt gehanteerd om dit telewerk te beheren; 
• de voorwaarden betreffende de uitvoering van dit telewerk: de werkgever stelt al dan niet ICT-materiaal of ander materiaal ter beschikking, inrichting van de werkplaats bij de werknemer thuis (kantoor, eetkamer,…), kostprijs voor de telewerker (elektriciteit, verwarming, …), premie die door de werkgever wordt betaald voor het telewerk, … ; 
• de mobiliteit i.f.v. de al dan niet grote afstand tussen de woonplaats van de telewerker en diens onderneming of de problemen met betrekking tot het openbaar vervoer; 
• de persoonlijke situatie van de telewerker: alleenwonend of samenwonend met één of meerdere personen, samenwonen met partner, met of zonder kinderen, maar ook van de persoonlijke situatie van deze andere personen die mogelijk ook telewerk verrichten; 
• de persoonlijkheid van de telewerker die al dan niet nood heeft aan sociale contacten met zijn collega’s; 
• de gezondheid van de telewerker, waardoor hij zich bijvoorbeeld al dan niet makkelijk kan verplaatsen.

Een afgevaardigde van Vias is op 10 december 2022 naar een Studiedag 'Telewerk Inclusief Organiseren' geweest.

Hieronder vind je een verdere toelichting van het onderzoek, dat er aan voorafgegaan is, alsook de tool, die ontwikkeld is om telewerken meer inclusief te organiseren.

Telewerk inclusief organiseren

Het ESF-project ‘Telewerk Inclusief Organiseren’ wil ingaan op de minder zichtbare barrières, zowel vanuit werkgevers- als werknemerskant, die een inclusieve organisatie van telewerk belemmeren en daaruit vertrekken om het telewerk comfortabel te maken voor elke werknemer.

 Op deze pagina kom je meer te weten over:

Wat is Telewerk inclusief organiseren
Het doel van dit project
De resultaten van dit project

De digitale samenleving zorgt ervoor dat we meer dan ooit telewerken, al loopt dat niet altijd even vlot. Naast een aantal zichtbare barrières, zoals een gebrek aan toegang tot toestellen en internet, zijn er ook minder zichtbare barrières die het telewerken bemoeilijken, zowel langs werkgevers- als werknemerskant.

De minder zichtbare barrières vanuit de werkgever situeren zich enerzijds op het vlak van uitsluitingsmechanismen naar specifieke profielen van werknemers toe (o.a. op vlak van gender, socio-culturele en economische diversiteitskenmerken, gezinstypes, leeftijd, fysieke en mentale vermogens) en anderzijds op het vlak van bedrijfscultuur en leiderschapsstijl.

De minder zichtbare barrières vanuit de werknemers vertrekken o.a. vanuit geïnternaliseerd gendergedrag, onzekerheden wat betreft skills (o.a. digitale skills) en sociale aanvaarding.

Wat is Telewerk inclusief organiseren
Waarom dit project

Telewerken wordt steeds meer de norm. Daarom is het belangrijk dat er voor zowel werknemers als werkgevers genoeg kennis is over hoe je dit het best kan organiseren. Dit project wil de minder zichtbare barrières expliciet en zichtbaar maken en een tool ontwikkelen om deze ten eerste bespreekbaar te maken en ten tweede te verminderen. Hierdoor kunnen bedrijven ook op het vlak van telewerk een meer inclusief beleid voeren, wat er voor kan zorgen dat kwetsbaardere groepen ook toegang hebben tot telewerk.

Op welke doelgroep richt dit project zich

Werkgevers en werknemers.

Welke thema's komen aan bod

• Digitale inclusie
• Digitale balans
   

Looptijd van het project

Maart 2021 tot en met december 2022.

Partners in dit project

Dit is een project van het Kenniscentrum Mediawijs, Odisee Hogeschool en Ella vzw.

Het doel van dit project

In de toegang tot en de omkadering van telewerk bestaan er ongelijkheden tussen werknemers op het vlak van gender, gezinssamenstelling, socio-economische status en etnisch-culturele achtergrond. Dit project wil de zichtbare en onzichtbare barrières in kaart brengen en tools ontwikkelen die een meer inclusief beleid op het vlak van telewerk mogelijk maken. Door het telewerk meer mogelijk te maken voor werknemers die barrières ervaren, zal hun employability en inzetbaarheid verhogen.

Concreet bestaat dit project uit:

• Een onderzoeksfase waarin we werknemers, werkgevers en leidinggevenden interviewen over hun visie op telewerk, de kansen die zij zien en de barrières die zij ervaren.
• Uitwerken en testen van voor werknemers, werkgevers en leidinggevenden voor het expliciteren en overwinnen van de minder zichtbare barrières tot telewerk.

De resultaten van dit project

Binnen dit project doet Odisee grondiger onderzoek naar de onzichtbare barrières voor telewerk bij mensen met bepaalde specifieke (combinaties van) diversiteitskenmerken, zowel langs werkgevers- als werknemerskant.

 Daarop verder bouwend, ontwikkelt Mediawijs een tool om met die barrières in jouw organisatie of bedrijf aan de slag te gaan. We vertrekken vanuit het in kaart brengen van de diversiteit van het team en de barrières die er kunnen zijn, alsook ieders persoonlijke visie op telewerk, om zo tot een gedragen telewerkbeleid te komen waar elke werknemer zich kan in vinden. De tool vind je hier: Telewerk inclusief organiseren | Mediawijs

 Dit project gebeurt met de financiële steun van het Europees Sociaal Fonds (ESF).

Telewerken is een keuze. Zowel voor de werknemer als voor de werkgever. Het is geen recht of verplichting. Er bestaan checklists die je kunnen helpen beslissen of je 'klaar' bent om te telewerken of niet. Ben je gedisciplineerd en georganiseerd? Begin je je dag met concrete doelen? Heb je een functie waarbij je sommige activiteiten buiten het kantoor kunt doen? Ben je in staat om zelfstandig te werken? Telewerken is niet mogelijk of niet ideaal voor iedereen.  
Download hier de checklist voor werknemers. 

Telewerken zorgt voor minder verplaatsingen, en dus meer tijdswinst. Ook is er meer autonomie en flexibiliteit doordat je je werkuren beter kan kiezen. Tot slot heeft telewerken ook een positieve invloed op de work-life balans vermits werk en persoonlijke zaken kunnen samengaan. Ontdek meer voordelen van telewerken.

Naast het telewerken, is het toch belangrijk om een of meerdere vaste dagen naar kantoor te komen. Tijdens het telewerken, kan je via meeting-tools regelmatig contact houden met je collega’s en leidinggevende. Een onverwacht (video)belletje is altijd leuk! Ontdek hoe je een goed contact kan houden met je collega's tijdens telewerk. 

1. Plan je telewerkdag op voorhand. Plan ook je pauzes en ontspanningsmomenten in! Een vaste telewerkroutine doet wonderen. 
2. Stel je prioriteiten op. 
3. Leg de nadruk op resultaatsgericht werken. 
4. Maak duidelijke afspraken met je leidinggevende en huisgenoten over jouw bereikbaarheid. 
5. Richt een aparte, propere, stille, werkruimte in voor telewerk thuis.  
6. Kleed je aan alsof je werkelijk naar kantoor zou gaan.  
7. Heb oog voor jouw eigen gezonde werkomgeving. Let op je zithouding, sta of en toe op… 
8. Bedenkt een dag heeft maar 24u… niet alles is mogelijk. 

Dit is afhankelijk of je telewerk structureel of occasioneel is vastgelegd. Bij occasioneel telewerk is je werkgever niet verplicht om tussen te komen in de kosten. Bij structureel telewerken, zijn er 2 mogelijkheden: 

1. Verplichte minimale vergoeding 
   1. Je werkgever is verantwoordelijk voor het ter beschikking stellen, het installeren en het onderhouden van de apparatuur en infrastructuur die nodig zijn om te telewerken. Ook moeten de internet-en communicatiekosten voor het telewerk vergoed worden; 
   2. Gebruik je je eigen apparatuur, dan moet je werkgever de kosten voor de installatie, de werking, het onderhoud en de afschrijving hiervan vergoeden. 
2. Niet verplichte vergoeding 
   
   1. Vrijgestelde vergoeding tot maximaal 140,15 euro per maand  of 10 % van het brutoloon dat betrekking heeft op telewerk; 
   2. De vrijgestelde vergoeding kan eventueel aangevuld worden met een maandelijks forfaitair bedrag: 
      
      1. Een vergoeding van 20 euro per maand voor de internetverbinding;   
      2. Een vergoeding van 20 euro per maand indien de telewerkers hun eigen apparatuur gebruiken.

Lees meer over de wettelijke regelingen bij telewerk.

Je mag als werknemer, je telewerkkosten opnemen in de belastingsaangifte als beroepskosten (in vak IV bij code 1258/2258), tenzij de werkgever deze al heeft vergoed. 
Er is een wettelijke kostenforfait van maximaal 4.880 euro (werknemers met een lager brutojaarinkomen van 16.266,67 euro, is het 30% van dit inkomen) in 2020 en wordt automatisch toegekend aan elke belastingplichtige die zijn werkelijke beroepskosten niet bewijst.  
In plaats van te kiezen voor het wettelijke kostenforfait, kan je je werkelijke beroepskosten inbrengen. Dit kunnen volgende zaken zijn: 

• Huisvesting 
  
  • Indien je huurt, kan je een deel van de huur inbrengen, maar de huurovereenkomst moet professioneel gebruik specifiek toelaten;
  • Indien je eigenaar bent, kan je een deel van de aankoopprijs van de woning (exclusief de grond), afgeschreven over 33 jaar, inbrengen;  
  • Het deel (percentage) dat je wilt inbrengen is afhankelijk van verhouding tussen de oppervlakte van de werkruimte en de totale oppervlakte van je woning én de tijd die je doorbrengt in de werkruimte voor het werk. 
• Andere beroepsmatige kosten (niet-limitatief) 
  
  • Elektriciteit; 
  • Verwarming; 
  • Woningverzekering; 
  • Grondbelasting; 
  • Telefoon- en internetkosten; 
  • Kantoormeubelen; 
  • Kantoorbenodigdheden; 
  • Apparaten (PC, muis, printer...). 

We raden aan om een detailoverzicht (en facturen) van de gemaakte werkelijke beroepskosten bij je belastingsaangifte toe te voegen. 
Om de aftrek van werkelijke beroepskosten interessant te maken, moeten ze de som van de forfaitaire beroepskosten en de vrijstelling voor de werkgeversbijdrage in het woon-werkverkeer (vermits je hier dan geen recht op hebt) overschrijden. 

De werkgever kan, net zoals binnen het kader van een klassieke arbeidsovereenkomst, controle uitoefenen tijdens het telewerk. Dit kan gebeuren via rapportering, e-mail, telefoon… Om de privacy van de werknemer te garanderen, moet de werkgever voorafgaandelijk de werknemer informeren over het gebruik en de wijze van de controle. Dit staat zo beschreven in  de bepalingen van COA nr. 81 van 26 april 2002 met betrekking tot de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de werknemers ten opzichte van de controle op de elektronische online communicatiegegevens. Belangrijk hierbij is dat de werkgever de principes van proportionaliteit, transparantie en finaliteit van de genomen maatregelen tot controle respecteert.*
Hoe dan ook, controle kan echter beter gericht worden op resultaten of prestaties, d.i. het resultaatsgericht werken, en niet enkel op uren en ‘aanwezigheden’. Daarnaast moeten we beseffen dat thuistelewerk niet altijd vanzelfsprekend is. Samen als team overleggen en ‘good practices’ doorspelen aan elkaar ondersteunt juist dat wederzijds vertrouwen. Vertrouwen is het werkwoord dat van beide kanten flexibiliteit en aanpassing vraagt: leidinggevenden moeten een deel van de controle loslaten en medewerkers moeten op hun beurt meer verantwoordelijkheid opnemen.  

Uiteraard is werken tijdens de werkuren prioriteit, maar pauzes zijn ook belangrijk. Ook tijdens telewerken. Even een pauze nemen, zorgt ervoor dat je je gedachten kunt verzetten en je terug beter kunt concentreren, eens je terug aan het werk bent. Hoe vaak je pauzeert en hoe je die pauzes invult, is je eigen verantwoordelijkheid. Maak hiervoor goede, duidelijke en concrete afspraken met je leidinggevende. Goede afspraken maken immers de beste vrienden! 

Telewerken is een keuze. Zowel voor de werknemer als voor de werkgever. Het is geen recht of verplichting. Er zijn geen gouden regels voor sectoren of werkgevers die meer ervaring hebben dan anderen in telewerken. Het is vooral gezond verstand: sommige activiteiten kunnen makkelijker buiten kantoor worden uitgevoerd dan andere. Indien telewerk niet structureel mogelijk is, kan dit occasioneel. De voorwaarden hebben vooral te maken met het digitale aspect en management: het overschakelen naar digitale werktools, integratie en vertrouwen. 

De sociale secretariaten kunnen jou enkele modellen aanbieden.  

De cao nr. 85 definieert het regelgevend kader voor structureel telewerken. Afhankelijk van de grootte van het bedrijf, zal een sociaal overleg moeten worden opgezet. Voor occasioneel telewerk is de Wet Werkbaar en Wendbaar Werk van toepassing. Net als bij het structurele telewerk volstaat hier een eenvoudig proces om telewerkdagen te registreren. Dit is bijvoorbeeld mogelijk via een eenvoudige e-mail. 

Profiteren van een moment van verandering is de ideale gelegenheid: een verhuizing of herontwikkeling van een gebouw is een geweldige kans om een telewerkbeleid op te zetten. Andere triggers kunnen problemen met verplaatsing, parkeerproblemen, vastgoedkosten… zijn.  
Verder kan men de ‘war for talent’ proberen te winnen door toekomstige werknemers te overhalen met meer flexibiliteit, meer autonomie, minder verplaatsingen… Ontdek meer voordelen van telewerk voor de werkgever. 

Voor werknemers voor wie activiteiten niet op afstand kunnen worden uitgevoerd, is het ook mogelijk om alternatieve formules te ontwikkelen, bijvoorbeeld: 

• glijdende uurroosters;
• zijn dag wat later/vroeger kunnen beginnen/beëindigen om de kinderen op te halen/naar de dokter te gaan/etc;
• de 4-daagse week;
• het ter beschikking stellen van flexibele werkplaatsen;
• nog andere vormen van telewerken (mobiel telewerken, werken vanuit een satellietkantoor, …). 

Het is aangeraden om met richtlijnen te werken in plaats van een strikt kader. Inderdaad, hoe algemener de telewerkregels, hoe specifieker afspraken kunnen worden besproken op teamniveau. Hierdoor wordt telewerken perfect geïntegreerd in het functioneren van elk team en elke situatie. Dit maakt ook de verschillen minder arbitrair! 

Zeker, vervang de klassieke bedrijfswagen door een mobiliteitsbudget en Mobility-as-a-Service-oplossingen. Het vernieuwde flexibel werken gaat hand in hand met een flexibel mobiliteitsaanbod op maat van het vernieuwde verplaatsingspatroon van de werknemer.