Kennisgeving inzake Verwerking van Persoonsgegevens

De bescherming van uw persoonsgegevens is belangrijk voor ons. Daarom willen wij u hierbij informeren over hoe wij uw persoonsgegevens gebruiken wanneer u gebruik maakt van de websites, applicaties en sociale media pagina’s van Vias institute en wanneer u gebruik maakt van onze diensten.

1. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

1.1. "Vias institute, Coöperatieve vennootschap erkend als sociale onderneming" met maatschappelijke zetel te 1130 Brussel, Haachtsesteenweg 1405, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0432.570.411 (hierna “Vias institute”, “ons” of “wij”) is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van uw persoonsgegevens via de websites, applicaties en de sociale media platformen waarop Vias institute aanwezig is en, in het algemeen, wanneer Vias institute uw gegevens verwerkt wanneer u gebruik maakt van onze diensten.

1.2. De DPO (“Data Protection Officer” of “Functionaris voor Gegevensbescherming”) van Vias institute kan worden bereikt per brief op voormeld adres of via e-mail op dpo@vias.be.

1.3. Voor de activiteiten van “Driver improvement”, is de verwerkingsverantwoordelijke vzw Via Secura, met maatschappelijke zetel te 1130 Brussel, Haachtsesteenweg 1405, ingeschreven bij de Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0673.510.986 (“Via Secura”).

1.4. Als u vragen heeft over onze verwerking van uw gegevens, kunt u ons contacteren op het adres vermeld in punt 1.1 of via dpo@vias.be.

2. Voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond worden uw persoonsgegevens verwerkt?

2.1. Vias institute verwerkt persoonsgegevens van bezoekers van de websites en applicaties, inclusief de sociale media platformen waarop zij aanwezig is, voor volgende doeleinden:

om de vragen en opmerkingen die u ons overmaakt te beantwoorden en verder op te volgen. Het kan daarbij gaan om het beantwoorden van (i) vragen om brochures en prijslijsten te bekomen, bijvoorbeeld voor vormingen, coachingsessies, workshops of omkaderingsprogramma’s (ii) vragen om een offerte te bekomen, (iii) vragen om ingeschreven te worden op nieuwsbrieven, en (iv) algemene vragen en bemerkingen die u ons bezorgt via onze websites, applicaties en sociale media pagina’s. De rechtsgrond hiervoor is de noodzaak voor de uitvoering van de overeenkomst waarbij u partij bent, of om op uw verzoek maatregelen te nemen vóór de sluiting van een overeenkomst, evenals ons legitiem belang om te antwoorden op uw vragen en bemerkingen;
om u te identificeren en in te schrijven bij één van onze diensten (CARA, medisch en psychologisch herstelonderzoek waarvan de opvolging vereist is in geval van rijden onder invloed of recidive, professioneel ondersteuningsprogramma beschreven in het KB van 26 november 2010 met betrekking tot de installatie van het alcoholslot en het omkaderingsprogramma, opleidingen door Vias, inclusief in het kader van alternatieve gerechtelijke maatregelen, “Driver improvement”) om Vias institute in staat te stellen u haar diensten te leveren, inclusief de analyse van resultaten en de afhandeling van specifieke procedures voor ieder departement;
voor de administratie van uw bestellingen en om u de bestelde producten te bezorgen wanneer u een product bestelt via onze webshop;
onderzoek, analyse, en verbetering van de werking van de websites en applicaties, verbetering van klantenservice en van onze opdrachten in het algemeen;
bestrijden van fraude en inbreuken, en beheer van betwistingen en geschillen, inclusief desgevallend het optreden tegen uitlatingen in sociale media die denigrerend, discriminatoir of beledigend, dan wel op enige wijze strijdig met toepasselijk recht, zouden zijn. De rechtsgrond hiervoor is ons legitiem belang als verantwoordelijke voor de website, applicaties en de sociale media pagina’s waarop wij actief zijn om fraude en inbreuken, evenals ontoelaatbare of onwettige uitlatingen, op te sporen en te beteugelen, om onze IT-systemen te beveiligen, en om geschillen te voeren;
voor eventuele analyses in het kader van bedrijfsreorganisaties of overnames, met als rechtsgrond het legitiem belang van Vias institute en van de bij die transacties betrokken partijen om die transacties tot een goed einde te brengen;
om ondersteunende diensten te verlenen aan Via Secura;
de naleving van wettelijke verplichtingen waaraan wij onderworpen zouden zijn.

2.2. Indien u gebruik maakt van de diensten van Via Secura, verwerkt Via Secura uw persoonsgegevens om u te identificeren en te registreren binnen de dienst “Driver improvement” en om “Driver improvement” diensten aan te bieden, met inbegrip van de analyse van de resultaten en de afhandeling van de specifieke procedure in het kader van “Driver improvement”.

2.3. In het kader van direct marketing (om contact met u op te nemen om u informatie en publiciteit te bezorgen over producten en diensten van Vias institute en Via Secura, en om u aanbiedingen te sturen die aansluiten bij uw interesses, zoals uitnodigingen voor evenementen, opleidingen, coachingsessies, workshops, omkaderingsprogramma’s, lanceringen van campagnes of speciale aanbiedingen), gebruiken wij uw persoonsgegevens uitsluitend mits u hiervoor toestemming heeft gegeven (bijvoorbeeld wanneer u het daarvoor bestemde vakje heeft aangevinkt of bij een bestelling of ander contact), tenzij in de gevallen waarin de regelgeving geen dergelijke toestemming vereist.

3. Welke categorieën van persoonsgegevens verwerken wij?

3.1. Vias institute verwerkt voor bovenstaande doeleinden de volgende categorieën van persoonsgegevens:

uw persoonlijke identificatiegegevens zoals uw naam en voornaam, adres, e-mailadres, telefoon (inclusief GSM), en persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum) en taal;
de naam en identificatiegegevens van uw bedrijf/organisatie en uw functie daarin, evenals uw professionele contactgegevens, indien u die ons zou meedelen wanneer u handelt namens uw bedrijf/organisatie;
paswoorden en logins die u zou gebruiken voor het inloggen in bepaalde delen van onze websites;
voorkeuren m.b.t. het gebruik van de website;
IP adressen;
gegevens omtrent betwistingen en geschillen;
gegevens die u invult via de formulieren op onze websites (bijvoorbeeld wanneer u via onze webshop een bestelling plaatst);
andere gegevens die u ons spontaan zou bezorgen, bijvoorbeeld (i) wanneer u ons vragen stelt via e-mail, of (ii) gegevens die u ons meedeelt wanneer u ons telefonisch contacteert via de op onze website vermelde telefoonnummers of ons vraagt om u te bellen;
gegevens die u ons spontaan verschaft wanneer u met ons in contact treedt via sociale media;
gegevens waartoe we wettelijk verplicht zouden zijn om deze te verwerken.

Enkel de persoonsgegevens die nodig zijn voor de betrokken doeleinden worden daarvoor verwerkt.
Het ons verstrekken van de nodige persoonsgegevens is vrijwillig, doch een noodzakelijke voorwaarde om u een antwoord te kunnen geven op de door u opgevraagde informatie en om daaraan verdere opvolging te geven.

3.2. Gezien de specifieke activiteiten van de verschillende afdelingen van Vias institute, verwerkt Vias institute ook specifieke gegevens per afdeling wanneer u gebruik maakt van onze diensten. Dit betreft, in aanvulling op de hierboven genoemde gegevens:

3.2.1. Voor Cara:

fysieke kenmerken (gewicht, lengte, …);
elektronische locatiegegevens (GSM/GPS);
bijzonderheden betreffende de beroepsactiviteiten;
onderwijs en opleiding;
elektronische identificatiegegevens (IP-adres, cookies, …);
familiale gegevens;
strafrechtelijke procedures en overtredingen;
gezondheidsgegevens;
psychologische gegevens;
afbeeldingen;
informatie met betrekking tot het rijbewijs;
wat “model VII” wordt genoemd (het certificaat betreffende de rijvaardigheid in de vorm van model VII van bijlage 6 van het Koninklijk Besluit van 23 maart 1998 betreffende het rijbewijs);
technisch gegevensformulier.

3.2.2. Voor medische en psychologische herstelonderzoeken:

fysieke kenmerken (gewicht, lengte,…);
elektronische locatiegegevens (GSM/GPS);
bijzonderheden betreffende de beroepsactiviteiten;
onderwijs en opleiding;
elektronische identificatiegegevens (IP-adres, cookies, …);
familiale gegevens;
lidmaatschappen en lidmaatschapskaarten;
strafrechtelijke procedures en overtredingen;
consumptiepatronen;
gezondheidsgegevens;
psychologische gegevens;
hobby’s en interesses;
financiële details.

3.2.3 Voor het omkaderingsprogramma voorzien in het KB van 26 november 2010 met betrekking tot de installatie van het alcoholslot en het omkaderingsprogramma:

fysieke kenmerken (gewicht, lengte,…);
elektronische locatiegegevens (GSM/GPS);
bijzonderheden betreffende de beroepsactiviteiten;
onderwijs en opleiding;
elektronische identificatiegegevens (IP-adres, cookies, …);
familiale gegevens;
lidmaatschappen en lidmaatschapskaarten;
strafrechtelijke procedures en overtredingen;
consumptiepatronen;
gezondheidsgegevens;
psychologische gegevens;
hobby’s en interesses;
egevens die worden bekomen via het kennisgevingsdocument (“Avertissement”/”Kennisgeving”) van het openbaar ministerie (duur van het alcoholslot, juridische basis voor het opleggen van het alcoholslot in het vonnis, bevoegde Procureur des Konings);
gegevens van periodieke en bijkomende downloads van het alcoholslot.

3.2.4. Voor “Driver improvement” (dienst aangeboden door en onder verantwoordelijkheid van Via Secura):

financiële gegevens (alleen voor de betalende opleidingen);
elektronische locatiegegevens (GSM/GPS);
bijzonderheden betreffende de beroepsactiviteiten;
onderwijs en opleiding;
elektronische identificatiegegevens (IP-adres, cookies, …);
familiale gegevens (niet voor de betalende opleiding);
lidmaatschappen en lidmaatschapskaarten (niet voor de betalende opleiding);
strafrechtelijke procedures en overtredingen;
gezondheidsgegevens (niet voor de betalende opleiding);
psychologische gegevens.

3.2.5. Voor onze onderzoeksafdeling (afdeling KCC):

fysieke kenmerken (gewicht, lengte,…);
elektronische locatiegegevens (GSM/GPS);
bijzonderheden betreffende de beroepsactiviteiten;
onderwijs en opleiding;
elektronische identificatiegegevens (IP-adres, cookies, …);
familiale gegevens;
lidmaatschappen en lidmaatschapskaarten;
strafrechtelijke procedures en overtredingen;
notulen van vergaderingen;
financiële gegevens;
geluidsopnamen;
gezondheidsgegevens;
psychologische gegevens;
afbeeldingen – met inbegrip van auto-ongevallen en slachtoffers.

4. Wie heeft toegang tot uw persoonsgegevens?

4.1. Enkel werknemers, medewerkers en het management van Vias institute hebben toegang tot uw persoonsgegevens voor zover nodig voor de hierboven vermelde doeleinden. Met betrekking tot “Driver improvement” hebben werknemers, medewerkers en het management van Via Secura toegang tot uw persoonsgegevens voor zover dit nodig is voor de hierboven vermelde doeleinden en hebben medewerkers en het management van Vias institute toegang tot uw persoonsgegevens voor ondersteunende diensten van Vias institute aan Via Secura.

4.2. Wij doen ook beroep op dienstverleners die namens ons uw gegevens verwerken. Dit kunnen gelieerde vennootschappen zijn, maar ook externe dienstverleners zoals de dienstverlener die de website host. De dienstverleners kunnen de persoonsgegevens enkel gebruiken voor zover nodig voor de hierboven aangegeven doeleinden. Deze dienstverleners hebben de wettelijke en contractuele verplichting om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of ongeoorloofde verwerkingen.

4.3. Wij kunnen uw persoonsgegevens ook delen met derden die, in het geval van eventuele bedrijfsreorganisaties of overnames, betrokken partij zijn bij die transacties, doch louter met het oog op de evaluatie en uitvoering van die transacties. Wij kunnen in het algemeen uw persoonsgegevens ook delen met adviseurs en advocaten in het kader van adviezen, betwistingen en geschillen.

4.4. Wij geven uw gegevens niet door aan andere derden zonder uw toestemming, tenzij indien wij daartoe wettelijk verplicht zouden zijn of op basis van een gerechtelijk of administratief bevel of instructie van een daartoe bevoegde overheid of instelling.

4.5. Onze websites, applicaties en pagina’s op sociale media kunnen links of verwijzingen bevatten naar andere sites ter informatie of voor uw gebruiksgemak. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van die sites of voor de verwerking van uw persoonsgegevens door deze sites, inclusief door de sociale media platformen waarop wij actief zijn. Wij verwijzen daarvoor graag naar de privacy policies van de betrokken sites en sociale mediaplatformen.

5. Worden uw gegevens doorgegeven buiten de EU?

Uw persoonsgegevens worden in principe niet doorgegeven buiten de EU.
Indien uw gegevens voor een specifieke dienst toch buiten de EU zouden worden doorgegeven, wordt u daarvan op de hoogte gesteld wanneer u zich voor die dienst registreert en u wordt dan tevens op de hoogte gebracht van het al dan niet bestaan van een adequaatheidsbesluit van de Commissie waarin het beschermingsniveau van het betrokken derde land passend wordt verklaard en desgevallend van de passende waarborgen om die doorgifte uit te voeren.

6. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Vias institute en Via Secura bewaren uw persoonsgegevens zo lang als nodig voor de in deze policy aangehaalde doelstellingen.
Dit houdt in dat deze gegevens worden bewaard (i) om de vragen die u ons stelt via onze website te beantwoorden en verder op te volgen: tot 12 maanden nadat uw aanvraag werd afgehandeld of, indien daaruit een commerciële relatie voortvloeit, zo lang die relatie loopt, (ii) wanneer u zich inschrijft voor het ontvangen van nieuwsbrieven, zo lang tot u dat niet meer wenst, (iii) voor het bestrijden van fraude en inbreuken en het voeren van geschillen: zo lang als de betwisting loopt, (iv) voor gebruik bij bedrijfsreorganisaties en overnames: zo lang als onze contractuele relatie loopt, (v) voor direct marketing: zo lang als aangegeven in informatie die u wordt bezorgt wanneer u uw toestemming geeft, (vi) voor bestellingen via de webshop: de tijd die nodig is om u het product te bezorgen en om de bestelling op te volgen en (vii) voor het naleven van andere wettelijke bepalingen: zo lang als wettelijk vereist. Wij verwijderen uw persoonsgegevens in elk geval 5 jaar na ons laatste contact, tenzij waar wij deze langer moeten bewaren omwille van een wettelijke verplichting of omwille van een lopend of potentieel geschil.

7. Maken wij gebruik van geautomatiseerde besluitvorming?

Artikel 22 van de GDPR voorziet dat individuen het recht hebben om niet te worden onderworpen aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking gebaseerd besluit waaraan voor hen rechtsgevolgen zijn verbonden of dat hen anderszins in aanmerkelijke mate treft.
Vias institute en Via Secura maken géén gebruik van dergelijke geautomatiseerde besluitvorming.

8. Welke maatregelen nemen wij voor een veilige verwerking?

8.1. Vias institute en Via Secura nemen de passende en redelijke technische en organisatorische maatregelen om, in het licht van de mogelijke risico’s, een passend beveiligingsniveau te waarborgen voor het bewaren van de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van uw persoonsgegevens. Deze maatregelen omvatten onder andere: (i) het bewaren van persoonsgegevens in veilige operationele omgevingen die niet toegankelijk zijn voor het publiek en waartoe alleen de daartoe bevoegde werknemers, medewerkers, het management, vertegenwoordigers en onderaannemers van Vias institute en Via Secura toegang hebben; en (ii) het verifiëren van de identiteit van geregistreerde gebruikers van onze websites voordat ze toegang krijgen tot hun persoonsgegevens.

8.2. De derden dienstverleners waar wij een beroep op doen, hebben ook de wettelijke en contractuele verplichting om passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of ongeoorloofde verwerkingen.

9. Wat zijn uw rechten onder de GDPR?

Conform de GDPR heeft u:

het recht om ons te verzoeken om inzage van en rectificatie of wissing van de persoonsgegevens die wij over u verwerken;
het recht om ons te verzoeken om over te gaan tot beperking van de u betreffende verwerking, alsmede het recht tegen de verwerking bezwaar te maken;
het recht om ons te verzoeken om de persoonsgegevens die u ons heeft verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen om deze over te maken aan een andere verwerkingsverantwoordelijke (zgn. “recht op gegevensoverdraagbaarheid”);
het recht om, wat verwerkingen betreft die zouden zijn gebaseerd op uw toestemming, te allen tijde deze toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan;
het recht om klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit.

Bepaalde van deze rechten kunnen enkel uitgeoefend worden binnen de voorwaarden en grenzen vastgelegd door de GDPR. U heeft in elk geval wel steeds het absolute recht om u te verzetten tegen het verder gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing doeleinden.

Onze contactgegevens voor de uitoefening van uw rechten staan vermeld in punt 1 van deze kennisgeving. Wanneer u uw rechten uitoefent, kunnen wij u vragen dat u ons aanvullende informatie verstrekt om ons te helpen uw identiteit te verifiëren en uw gegevens te vinden.

10. Wat zijn cookies en welke cookies gebruiken wij?

De Website maakt gebruik van "cookies".
Een cookie is een klein gegevensbestand dat van een webserver naar uw browser wordt gestuurd en wordt opgeslagen op de harde schijf van uw toestel. Met cookies kunnen we u als (vertegenwoordiger van een) Gebruiker herkennen wanneer u met hetzelfde toestel en internetbrowser onze site later opnieuw bezoekt. Cookies hebben vooral tot doel uw gebruiksgemak te vergroten. Cookies besparen u tijd en stemmen onze site af op uw interesses en behoeften. Een cookie is ook bedoeld om de webserver te laten weten dat u bent teruggekeerd naar een specifieke pagina. Cookies kunnen ook gebruikt worden om uw toekomstige bezoek aan en gebruik van onze site vlotter te laten verlopen. Om het gebruik van onze site verder te verbeteren, kunnen wij gemachtigde derden toelaten om cookies naar uw browser te sturen. We bewaren in onze cookies enkel versleutelde persoonsgegevens waardoor een daadwerkelijke identificatie redelijkerwijs uitgesloten is.
U kunt cookies aanvaarden of weigeren. De meeste internetbrowsers aanvaarden cookies automatisch, maar meestal kunt u uw browserinstellingen wijzigen om cookies te weigeren indien u dat wilt. Als u beslist om cookies te weigeren, is het mogelijk dat u onze site slechts deels of helemaal niet meer kunt gebruiken. Meer informatie over hoe u de instellingen van uw browser kunt aanpassen of wijzigen, vindt u in de gebruiksinstructies of helpfunctie van uw internetbrowser. Hieronder vindt u alvast informatie voor het blokkeren van cookies voor verschillende browsers:

Wij gebruiken de volgende cookies:

Noodzakelijke cookies: deze zijn nodig om gebruik te maken van de Website en zorgen voor een veilige identiteitscontrole. Het gaat om de volgende cookies:

User-token: deze cookie wijst een unieke ID toe aan iedere gebruiker die inlogt via een algemene login.
Download: deze cookie houdt bij welke bestanden een gebruiker toevoegt aan zijn/haar downloadmandje.

Functionele cookies: deze zorgen voor het vlot functioneren van onze site en zorgen voor een gepersonaliseerde surfervaring, dit bijvoorbeeld door wachtwoorden en bepaalde voorkeuren, zoals de taalinstelling te onthouden. Het gaat om volgende cookies:

language: deze cookie onthoudt de taalkeuze van een gebruiker.
allow_cookies: deze cookie onthoudt of een gebruiker de cookiebanner heeft geaccepteerd.
PHPSESSID: deze cookie dient ter identificatie van de PHP-sessie, waardoor extra functionaliteiten kunnen worden voorzien op de website.

Analytische cookies: dit zijn cookies die ons toelaten onze site te analyseren, bijvoorbeeld om na te gaan hoeveel bezoekers de Website bezoeken en voor hoe lang, waar ze hebben op geklikt of welke delen van de Website het meest worden bezocht. Op deze manier kunnen we de werking van onze site steeds voor u verbeteren. Het gaat om volgende cookies:
Cookie Google analytics:

_ga: deze cookie slaat gegevens op over het gebruik van de site (welke pagina’s worden bezocht, tijd besteed op site/pagina, oorsprong van de bezoeker, …).
_gid: deze cookie slaat gegevens op over het gebruik van de site (welke pagina’s worden bezocht, tijd besteed op site/pagina, oorsprong van de bezoeker, …)

Socialmedia- en externe cookies: wanneer u bent ingelogd in uw socialemediawebsites (Facebook, Twitter, YouTube etc.) en op onze site toestemming geeft voor deze categorie cookies, kunt u gebruik maken van extra functionaliteiten. Denk daarbij bijvoorbeeld aan het eenvoudig delen van informatie via Facebook Like, Twitter, etc. Voor de cookies die de socialmediapartijen plaatsen en de mogelijke data die zij hiermee verzamelen, verwijzen wij naar de verklaringen die deze partijen op hun eigen websites daarover geven. Let op dat deze verklaringen regelmatig kunnen wijzigen. Vias heeft daar geen invloed op.

11. Wijzigingen

Vias institute en Via Secura behouden zich het recht voor om aanpassingen door te voeren aan deze privacy policy indien dat vereist zou zijn in het licht van wetswijzigingen of richtlijnen van de bevoegde toezichthoudende autoriteit, evenals wanneer onze processen inzake gegevensverwerking zouden wijzigen. Wijzigingen zullen steeds worden meegedeeld via onze website www.vias.be. Wij raden u dan ook aan om onze website regelmatig te bezoeken om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen.